Guías alineadas con el menú del panel: checklists, pasos concretos y figuras de referencia (sustituibles por capturas de pantalla de tu organización).
Cada bloque sigue el orden del menú lateral cuando es posible: checklist, recorrido guiado con figuras de referencia en pasos clave (sustituibles por capturas reales para tus manuales internos) y mejores prácticas.
Rutas como /dashboard/… pueden variar ligeramente según versión; usa siempre las etiquetas del menú lateral como fuente principal.
Compras
Flujo de compras (facturas de proveedor, notas y analíticas) alineado al menú Compras del panel. Prioriza registrar el comprobante, validar retenciones y usar las vistas de análisis antes del cierre.
Checklist inicial
- Mantén proveedores con RIF/identificación fiscal y condiciones de pago actualizadas.
- Registra facturas de compra en cuanto las recibas para no arrastrar diferencias al cierre.
- Revisa *Compras → Analíticas de compras* y *Excepciones operativas* cada semana.
- Vincula productos del catálogo a las líneas de factura cuando aplique para trazabilidad de costos.
Recorrido guiado
Registrar y revisar facturas de compras
En el menú lateral abre Compras → Facturas de compras (ruta típica /dashboard/purchase-invoices/). Crea o importa la factura, valida totales, impuestos y retenciones antes de confirmar. Usa Notas de débito/crédito para ajustes posteriores.
Analíticas y excepciones
Entra a Compras → Analíticas de compras para tendencias y desviaciones. Excepciones operativas concentra casos que requieren revisión humana (fechas, montos, fiscal). Resuélvelos antes del cierre contable.
Relación con contabilidad y libros
Los asientos y libros de compras se alimentan de registros confirmados. Si tu plan incluye contabilidad, revisa también Contabilidad y Fiscal → Libro de Compras y las Reglas de contabilización para asegurar mapeo de cuentas.
Mejores prácticas
- Documenta políticas de recepción (parcial/total) y quién aprueba facturas en tu equipo.
- Etiqueta proveedores críticos y negocia plazos alineados al flujo de caja.
- Archiva XML/PDF del proveedor junto al registro en tu proceso interno de archivo.
Ventas
Ciclo comercial: catálogo, presupuestos, facturación y analíticas. El menú Ventas agrupa las rutas operativas más usadas por el equipo comercial.
Checklist inicial
- Sincroniza precios y listas desde Ventas → Catálogo o desde inventario.
- Define política de presupuestos (vigencia, aprobaciones) antes de escalar volumen.
- Configura impuestos y datos fiscales de la empresa para emitir sin fricción.
Recorrido guiado
Presupuestos y cotizaciones
Desde Ventas → Presupuestos genera propuestas vinculables a clientes. Cuando el cliente acepte, convierte o factura según tu proceso (oportunidades avanzadas o módulos beta pueden aparecer según plan).
Facturación y notas
En Ventas → Facturas emite, consulta estados y registra cobros. Notas de débito/crédito corrigen montos o devoluciones sin perder trazabilidad.
Analíticas de ventas
Usa Ventas → Analíticas de ventas para series, productos y desempeño por período. Complementa con Analítica del negocio (Herramientas) para informes transversales del catálogo.
Mejores prácticas
- Revisa diariamente facturas en borrador o pendientes de envío.
- Mantén políticas de descuento y listas de precios versionadas.
- Integra seguimiento de cobro (tesorería / notificaciones) con el estado de cada factura.
Usuarios y permisos
Altas y control de acceso por empresa. Desde Empresa invitas miembros, asignas roles y reduces riesgo operativo con el principio de mínimo privilegio.
Checklist inicial
- Verifica límites de usuarios según tu suscripción.
- Define qué perfiles pueden ver finanzas, contabilidad y exportaciones fiscales.
- Planifica revisiones periódicas de accesos (trimestral recomendado).
Recorrido guiado
Invitar desde Administración de empresa
Abre Empresa → Usuarios / invitaciones (ruta típica /dashboard/usuarios/). Indica correo, rol y confirma envío. El invitado completa el registro desde el enlace recibido.
Roles y visibilidad
Los roles agrupan permisos sobre módulos sensibles (facturación, libros, exportaciones). Si necesitas excepciones, documenta el motivo y fecha de revisión.
Buenas prácticas de seguridad
Exige contraseñas robustas y, si tu organización lo permite, MFA en el proveedor de correo. Revoca accesos de colaboradores que ya no participen en la empresa activa.
Mejores prácticas
- No compartas una sola cuenta entre varias personas.
- Usa la empresa activa correcta antes de operar (selector en la barra superior).
- Registra en tu política interna quién aprueba altas de usuarios con rol financiero.
Calendario
Agenda compartida en Herramientas → Calendario. Útil para entregas, cobros, visitas y recordatorios de cierre.
Checklist inicial
- Unifica criterios de colores o tipos de evento (interno, cliente, fiscal).
- Asigna responsable claro en cada evento recurrente.
- Sincroniza mentalmente con el calendario fiscal (IVA, retenciones) de tu jurisdicción.
Recorrido guiado
Crear y editar eventos
En /dashboard/calendar/ crea eventos con título, horario y descripción. Añade recordatorios para anticipar cierres o vencimientos de declaraciones.
Coordinación con equipos
Comparte la convención de nombres (p. ej. “Cierre — enero 2026”) para que finanzas y operaciones lean la misma agenda.
Mejores prácticas
- Bloquea tiempo de cierre contable y evita solaparlo con cortes de inventario físico.
- Adjunta enlaces a reportes o tickets en la descripción del evento.
Panel de tareas (Kanban)
Tablero tipo Kanban en Herramientas → Panel de Tareas para seguimiento visual de trabajo operativo y comercial.
Checklist inicial
- Define columnas acordes a tu flujo (Por hacer, En curso, Bloqueado, Hecho).
- Limita trabajo en curso (WIP) si el equipo sufre multitarea excesiva.
- Vincula tarjetas a clientes o facturas cuando ayude al contexto.
Recorrido guiado
Diseño del tablero
Abre /dashboard/kanban/. Ajusta columnas según responsables o etapas. Mantén nombres cortos y criterios de “definición de hecho” explícitos.
Uso diario
Mueve tarjetas cuando cambie el estado real del trabajo. Los comentarios en la tarjeta sustituyen hilos de chat dispersos.
Mejores prácticas
- Revisa el tablero en stand-ups breves.
- Archiva o elimina columnas que ya no reflejen el proceso.
Inventario y productos
El menú Inventario concentra el catálogo de productos, stock y movimientos. Es la base de precios en ventas y de valorización en libros de inventario.
Checklist inicial
- Códigos internos únicos; rubros fiscales coherentes con facturación.
- Ubicaciones o almacenes si manejas stock por sitio.
- Costos estándar o promedio acordados con contabilidad.
Recorrido guiado
Alta y edición de productos
Desde Inventario (lista de productos en /dashboard/products/) crea o edita fichas: nombre, impuestos, unidad de medida, control de existencias y precios de referencia.
Movimientos y conciliación
Registra entradas, salidas y ajustes según tu operación. Para auditoría, cruza movimientos con Libro de Inventario y Entrada y Salida en Contabilidad y fiscal.
Mejores prácticas
- Congela cambios de costo antes del cierre si afecta valorización.
- Etiqueta productos obsoletos en lugar de borrarlos si tienen historial fiscal.
Facturación (ventas)
Emisión y cobro de facturas de cliente, alineado a Ventas → Facturas. Complementa con tesorería para conciliar ingresos.
Checklist inicial
- Datos fiscales de la empresa y series/talonarios según normativa local.
- Plantillas de correo con instrucciones de pago claras.
- Política de NC/ND documentada para el equipo comercial.
Recorrido guiado
Emitir una factura
Selecciona cliente, líneas (productos o conceptos), impuestos y forma de pago. Valida totales y guarda; envía PDF/XML según tu flujo.
Cobros y saldos
Registra cobros parciales o totales en la ficha de la factura. Para aging y seguimiento, combina con reportes del dashboard y KPIs de cobranza.
Mejores prácticas
- Cierra mes bloqueando ediciones masivas salvo notas formales.
- Concilia banco vs facturas marcadas como cobradas.
Panel, reportes y buscador
El Resumen del dashboard centraliza KPIs y accesos. Los Reportes amplían vistas predefinidas; el buscador acorta navegación.
Checklist inicial
- Confirma que la empresa activa es la correcta antes de interpretar cifras.
- Revisa notificaciones y tareas pendientes al inicio del día.
- Exporta reportes con el mismo criterio de fechas que usarás en libros fiscales.
Recorrido guiado
Resumen del dashboard
En /dashboard/ revisa tarjetas y enlaces rápidos. Personaliza hábitos: mismos horarios de revisión para operaciones y finanzas.
Reportes ejecutivos
Entra a Dashboard → Reportes (/dashboard/reportes/) para reportes de gestión. Si tu plan incluye módulos fiscales adicionales, puede existir también Reportes fiscales bajo rutas dedicadas.
Buscador global
Usa el buscador de la barra superior para saltar a clientes, productos o documentos cuando conozcas nombre, RIF o número de factura.
Mejores prácticas
- Define un ritual de cierre semanal: dashboard → excepciones → libros.
- Evita duplicar datos en hojas externas sin versionar la fuente en la plataforma.
Contabilidad y fiscal
Bloque Contabilidad y Fiscal: acciones de período, comprobantes, diarios, exportaciones y libros de operaciones (ventas, compras, diario, mayor, inventario). Visible según tu plan de suscripción.
Checklist inicial
- Plan de cuentas y reglas de contabilización validados con tu contador.
- Períodos fiscales abiertos/cerrados acorde al calendario de trabajo.
- Respaldo de exportaciones ZIP/JSON antes de declarar.
Recorrido guiado
Acciones contables por mes
En Contabilidad y Fiscal → Acciones contables elige el período (mes) y ejecuta acciones disponibles (cierres, depreciaciones, etc.). Revisa el historial operativo enlazado desde la misma zona.
Libros de operaciones y generales
Libro de Ventas / Compras: filtra por rango de fechas y exporta si necesitas. Libro Diario y Mayor muestran asientos y saldos por cuenta. Libro Resumen y Cierre mensual apoyan el cierre fiscal.
Exportaciones fiscales y comprobantes
Usa Exportaciones fiscales para lotes declarables según integraciones activas. Comprobantes contables lista asientos; Períodos fiscales y Diarios estructuran el libro oficial.
Mejores prácticas
- No mezcles períodos: cierra mes en operaciones antes de abrir asientos retroactivos masivos.
- Mantén bitácora externa de envíos al fisco (fecha, usuario, archivo).
- Coordina con la guía para contadores enlazada en la barra lateral de esta documentación.
KPIs operativos
Indicadores estandarizados en reportes del dashboard: comercial, inventario, cobranzas y fiscal. Úsalos con el mismo criterio de fechas y empresa activa.
Checklist inicial
- Acuerda con finanzas qué KPIs son “oficiales” para reuniones de dirección.
- Exporta CSV cuando necesites modelar en Excel o BI externo.
- Documenta supuestos (pedidos incluidos, facturas anuladas, etc.).
Recorrido guiado
Tiempo a primera factura
Promedio de días entre la orden y la primera factura emitida para esa orden, dentro del período analizado. Ayuda a medir fricción operativa post-venta.
Conversión cotización → orden
Porcentaje de cotizaciones no borrador del período que terminaron con orden vinculada.
DSO, stock, compras urgentes y fiscal
DSO: días de cobro ponderados por monto. Quiebre de stock: backorder vs demanda. Compras urgentes: órdenes con lead time planificado ≤ 2 días. Errores fiscales: discrepancias o retenciones pendientes en compras.
Mejores prácticas
- Revisa desviaciones con notas de contexto (promociones, estacionalidad).
- Asigna dueño de cada KPI y umbral de alerta.
Tesorería
Conciliación y saldos bancarios en Herramientas → Tesorería. Complementa la facturación con la realidad de caja y bancos.
Checklist inicial
- Registra todas las cuentas bancarias operativas de la empresa.
- Define periodicidad de conciliación (diaria o semanal mínimo).
- Alinea categorías de movimiento con el plan contable si aplica.
Recorrido guiado
Cuentas y movimientos
En la vista de tesorería revisa cuentas, saldos y movimientos importados o registrados. Filtra por rango de fechas coherente con el cierre que estés ejecutando.
Conciliación
Marca movimientos conciliados contra facturas o comprobantes internos. Resuelve diferencias antes de cerrar el mes.
Mejores prácticas
- Separa cuentas por moneda si operas multimoneda.
- Respalda extractos bancarios en tu archivo conforme a política interna.
Analítica e inteligencia
Analítica del negocio ofrece catálogo de informes sobre ventas, clientes, compras e inventario con tablas, gráficos y exportación CSV. Análisis con IA genera narrativas sobre documentos referenciados.
Checklist inicial
- Selecciona empresa activa y rango de meses (cuando el informe sea por período).
- Valida que existan datos en el rango antes de interpretar gráficos vacíos.
- Usa CSV para auditorías externas conservando el archivo generado.
Recorrido guiado
Catálogo de analíticas
Abre Herramientas → Analítica del negocio (/dashboard/analytics/). Elige el informe, define mes desde/hasta si aplica y pulsa Generar. Alterna pestañas Datos y Gráfico; exporta CSV cuando necesites compartir.
Narrativas con IA
En Análisis con IA indica módulo, tipo de referencia e identificador del documento. La narrativa queda en historial para consulta posterior; no sustituye el criterio profesional.
Mejores prácticas
- Contrasta analítica automática con una muestra manual antes de decisiones críticas.
- No compartas enlaces con tokens ni datos sensibles fuera de canales aprobados.
Chat interno
Mensajería en Herramientas → Chat para coordinación rápida del equipo sin sustituir el registro formal en facturas o tareas.
Checklist inicial
- Define qué decisiones deben quedar siempre en comprobantes o Kanban.
- Evita datos de tarjetas o credenciales en el chat.
Recorrido guiado
Uso recomendado
Utiliza el chat para aclaraciones puntuales; adjunta referencia a documentos (número de factura, cliente) en el texto para contexto.
Mejores prácticas
- Para seguimiento auditable, prioriza comentarios en documentos o tarjetas Kanban.
¿Necesitas más soporte?
Escríbenos a soporte@centrustotal.com o agenda una sesión de onboarding personalizada con nuestro equipo de éxito del cliente.